Tips feedback geven aan een defensieve collega

Heb jij ook iemand in je team die alle feedback meteen negatief ziet en daardoor het gevoel heeft dat hij of zij continu wordt aangevallen? Dit soort mensen worden vaak gewoonweg genegeerd door hun mede-collega’s, maar dat is niet de beste manier hier mee om te gaan. Natuurlijk is er een manier om met deze mensen in gesprek te gaan. 

Deze manier is waarschijnlijk niet hetgeen wat je in eerste instantie zou willen doen. Je zult merken dat wanneer je deze techniek toepast het wonderen kan verrichten!

feedback

1.  Begrijp hun denken
Probeer te begrijpen hoe deze mensen kritiek opnemen. Hetgeen jij zegt, is waarschijnlijk gewoon een tip of feedback, maar deze personen neemt dit meer persoonlijk en ziet het als een aanval. Jij zegt bijvoorbeeld: “Ik wil betere communicatie”, maar hij of zij hoort: “Jij schenkt geen aandacht aan wat ik zeg”.  

2.  Zorg voor een veilige omgeving
Het is belangrijk dat de persoon in kwestie zich veilig voelt bij jou. Daarom is het best om eerst enkele positieve punten aan te halen over deze persoon voor je je feedback (die meer negatief is) geeft. Bijvoorbeeld: Je kunt het gesprek starten door te zeggen hoe graag je met deze persoon samenwerkt. Je kunt zelfs enkele redenen vermelden. Daarna kun je dan je negatieve feedback geven. 

3.  Laat merken dat je ook naar hen luistert
Weet dat dit soort mensen denkt dat iedereen feedback ziet als een aanval tegen de persoon in kwestie. Als zij jou feedback geven, kun je het best antwoorden met: “Bedankt om dit aan te halen, ik wist niet dat dit een probleem is.” Geef hen in andere woorden het gevoel dat een gesprek wederkerend kan zijn. 

4.  Wees specifiek
Wanneer je kritiek geeft, probeer zo specifiek mogelijk te zijn en alle relevante details te geven. Hiervoor gebruik je de journalistiek techniek: hoe, wat, waar, wanneer indien mogelijk. Een voorbeeld hiervan zou zijn: “Het zou beter zijn geweest dat je de agendapunten voor de meeting deelt met de CEO toen je hem gisteren een e-mail stuurde.” Het is het beste om zo concreet mogelijk te zijn, en vermijd woorden zoals “nooit” of “altijd”. 

5.  Bekritiseer positief
Bouw de structuur van je zinnen positief in plaats van negatief. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: “Ik waardeer het als je....” In plaats van “Doe … niet.” 

6.   Karakters verander je niet
Sommige mensen kunnen bepaalde dingen niet (makkelijk) veranderen. Dit komt omdat het in hun natuur of karakter zit. Het heeft in dit geval dus geen zin om een persoon over dit bepaald aspect te bekritiseren. Als het probleem zijn of haar job op een te negatieve manier beïnvloed, moet je misschien overwegen deze persoon te laten gaan. Al is dat wel een zeer drastische ‘oplossing’.  

7.   Kies het goede moment
Geef nooit kritiek of feedback wanneer je zelf boos of slechtgezind bent. Als je zelf niet goedgezind bent, zal hetgeen je te zeggen hebt op een nog hardere manier overkomen en zeg je misschien dingen die je anders nooit zou zeggen. Deze regel werkt ook omgekeerd. Als de bekritiseerde/beoordeelde persoon zich om de een of andere reden niet goed voelt, zal hij/zij dingen op dat moment slechter opvatten dan het was bedoeld. 

8.    Laat oude koeien in de sloot
Geef geen kritiek over dingen die een tijdje geleden gebeurd zijn. Dit heeft absoluut geen zin. Als je iemand een opmerking wil geven over iets, kun je dat het beste zo snel mogelijk doen. Liefst binnen 24 uur. 

9.    Geef het tijd
Wanneer je feedback geeft over een bepaald iets, laat je dit daarna met rust. Ga het zeker en vooral niet continu op de voet volgen. Geef de persoon in kwestie de tijd om zelf uit te zoeken hoe hij/zij een bepaald probleem het best kan aanpakken. 

10.   Stel geen ultimatum
Stel nooit ultimatums! Bedreig niemand!  Geef de persoon in kwestie de tijd om een oplossing voor het probleem te vinden. Sommige zaken hebben nu eenmaal wat tijd nodig. Als een defensief persoon zich veilig voelt bij jou zal hij/zij eerder kalm blijven, zal hij/zij luisteren naar wat je te zeggen hebt en kunnen jullie samen aan een oplossing werken. Bovendien is het ook belangrijk om het positieve te belonen. Mensen zullen zich minder snel aangevallen voelen als je zowel het positieve als het negatieve aankaart. Een complimentje is snel gemaakt en het geeft mensen een beter gevoel over zichzelf en het werk dat zij verrichten. Lees ook de volgende blogs over dit onderwerp:

Communicatie Luisteren verbinding Samenwerken Leidinggeven Feedback geven en ontvangen Teambuilding Feedback Verbinding team