12 tips voor een effectief zelfsturend team
Zelfsturende teams. Veel organisaties experimenteren ermee. Het runnen van een effectief zelfsturend team vraagt nogal wat. Van dat team dus. Een gedegen voorbereiding en begeleiding van de start van zo'n team is dan ook zeker geen luxe. In deze blog 12 tips om een effectief zelfsturend team te zijn.
1. Ego check
De meeste problemen die zich binnen een team voordoen, zijn niet het resultaat van opzet of onwil maar vaker het resultaat van onze frustratie wanneer we problemen gaan zien als moedwillige acties van een ander. Doe er alles aan deze gewoonte los te laten. Jouw teamleden delen de meeste van jouw doelen en zullen redelijkerwijs ook die doelen willen halen. Wanneer jij in staat bent om je ego los te laten en boven jullie persoonlijke verschillen uit te stijgen door te focussen op de taken, dan is dat het eerste teken van een top team. Ga ervan uit dat jouw teamgenoot zijn of haar best gedaan heeft en bereid is om prestaties te verbeteren met jouw opbouwende feedback en ondersteuning.
2. Focus je op de taken
Maak ieder besluit, beoordeel ieder resultaat en los ieder conflict op vertaalt naar de taken. Door alles vanuit de taak te benoemen, leg je een basis voor het nemen van beslissingen en het plannen van acties. Dit voorkomt dat je team uit koers raakt en zorgt ervoor dat jullie als team voorruit komen.
3. Houd regelmatig overleg
Om miscommunicatie te voorkomen, is het verstandig om regelmatig teamoverleg te hebben. In dit overleg heb je het over: A. De voortgang van de ophanden zijnde taken. B. Bespreken van individuele problemen van teamleden bij het vervullen van hun taken. C. Update van je takenlijst en acties plannen waar die nodig zijn. Door dit teamoverleg is iedereen op de hoogte en kunnen problemen getackeld worden als het nog probleempjes zijn. Investeren in een vergadertrainingzorgt voor korte, effectieve meetings en veel tijd, energie en ergernis besparing.
4. Omgaan met kritiek
Het is belangrijk het probleem op te lossen, niet de aanklacht. Het met modder gooien naar elkaar heeft nog geen enkel team verder gebracht. Het is veel productiever om: A. Het probleem op te lossen. B. Manieren te verzinnen om dit soort problemen in de toekomst te voorkomen. Als teamlid moet je kritiek gaan zien als een kans om jezelf of je team te verbeteren. De beste professionals kiezen ieder jaar één gewoonte of vaardigheid waarin zij zich gaan verbeteren. Wanneer jullie dat als team doen, wordt ieder teamlid en daarmee het hele team ieder dag een stuk sterker. Blijf je focus, ook bij kritiek, houden op de taak. Niet op het individu. Elkaar regelmatig van feedback voorzien, zowel positief als opbouwende verbeterpunten is cruciaal. Het zorgt voor een sfeer waarin je elkaar coacht.
5. Focus op gedrag
Gedrag is makkelijker te veranderen dan houding of attidude. Roepen: ‘Jij bent een luie donder’ naar je collega mag voor jou dan misschien als een feit voelen, maar het is kansloos hier enige verbetering in te verwachten. Focus je in plaats van hierop op het gedrag dat je wilt veranderen. ‘Jan, het hele team heeft haar taken binnen de gestelde termijn afgerond. Wat heb jij van ons nodig om dit ook voor elkaar te krijgen?’ Deze benadering is een betere confrontatie en zal ervoor zorgen dat het teamlid nadenkt over zijn acties en effectiever wordt in de uitvoering ervan. Daarnaast geeft het aan dat het team bereidt is hem of haar daarbij te ondersteunen.
6. Complimenten
Onthoudt, in een zelfsturend top-team zijn jullie allemaal managers. Een goede manager ziet ook wanneer zaken goed gaan. Wanneer een teamlid goed functioneert, moeten andere teamleden dit ook zien door er een welgemeend compliment van te maken. Jammer genoeg is dat in onze Calvinistische cultuur echt een issue. Hoeveel moeite ik moet doen soms om mensen elkaar een compliment te kunnen laten geven. De kracht van een compliment wordt hier behoorlijk ondergewaardeerd en onderschat. Een compliment versterkt positief gedrag en zet bovendien ook de gever in een betere energie en mindset.
7. Omgaan met fouten
Het is niet anders. Jouw team zal ook af en toe fouten maken. Verwacht deze fouten en zie ze voor wat ze zijn. Kansen om jezelf en je team te verbeteren. Een fout maken is menselijk. Een paar keer dezelfde fout maken.. dat wordt een ander verhaal. Om dat te voorkomen moet je als team de verantwoordelijkheid nemen voor de gemaakte fout en naar manieren zoeken om herhaling in de toekomst te voorkomen. Wanneer je je focust op de taak, beslissingen neemt en die ook uitvoert zal deze fout zich in de toekomst niet meer voordoen.
8. Durf om hulp te vragen
Deze tip geldt voor alle teamleden. Teamleden die met veranderingen worden geconfronteerd die nieuwe uitdagingen veroorzaken moeten hun teamleden om hulp vragen voordat het onhandelbare problemen geworden zijn. Wacht niet tot twee dagen voor het project afgerond is en/of de problemen je slapenloze nachten bezorgd hebben. Informeer je team wanneer er zaken spelen die de afronding van jouw taken in gevaar brengen. Dat geldt trouwens ook voor het team in zijn geheel. Als jullie als team tegen zaken aanlopen die groter zijn dan het team, wacht dan niet om om hulp te vragen bij jullie ‘manager’. Een buitenstaander betrekken bij uitdagingen betekent niet dat het team niet in staat is om het zelf te regelen. Ten slotte moeten jullie je als team ook ontwikkelen en daarbij heb je af en toe de hulp van een manager, coach, trainer, mediator of instructeur nodig. Deze kan inhoudelijk hulp geven of ervoor kiezen met een tip de vraag weer bij het team terug te leggen.
9. Betrek iedereen
In een team zitten vaak stille mensen en anderen die het grootste woord hebben. Input van die laatste krijg je wel. De stille mensen hebben vaak goede observerende kwaliteiten en hoog ontwikkelde luistervaardigheden. Zorg dat je ook hen betrekt bij het geven van input bij uitdagingen. Vraag aan de teamleden die lang van stof zijn nog even hun betoog samen te vatten. Op die manier verlies je geen input en krijg je de visie van je hele team te horen. Het is overigens goed om in het team te bespreken in welke categorie jij jezelf en zij jou zien. Als daar duidelijkheid over is, weet je ook beter hoe je je in een teamoverleg het effectiefst kunt gedragen.
10. Omgaan met meningsverschillen
Soms ontstaan binnen het team verschillende kijken op zaken. Je wilt niet dat dit twee kampen worden dus dit moet zo snel mogelijk uitgesproken worden. Eén werkvorm die dan effectief kan zijn, is het ene kamp de stelling van het andere kamp te laten verdedigen. Een andere manier is om eerst te gezamenlijke doelstelling te benoemen en van daaruit een alternatieve strategie te bedenken. Ook door het team te trainen in het hanteren De Denkhoeden van De Bono kan dit soort situaties beter gehandeld worden. Hoe dan ook, blijf deze verschillen van inzicht zien in het licht van je taken als team. Handel het integer, professioneel en zo kort mogelijk af. Een nieuwe kleur in jullie vergaderruimte is geen twee uur durende vergadering waard lijkt me. Trek een strootje en ga door.
11. Communiceer actief
Communiceren is wat anders dan zenden. Voor communicatie heb je er minimaal twee nodig. De verantwoordelijkheid ligt dan ook bij beide. Breng en haalplicht noemen we dat. De zender is verantwoordelijk zijn ideeën op een effectieve manier te uiten, de ontvanger is verantwoordelijk om actief te luisteren naar inhoud en relatie (gevoelsreflectie en samenvatten van beide horen daarbij) Alleen wanneer beide hier actief in bijdragen kan communicatie effectief zijn. Een training Verbindende Communicatie kan hierin veel inzicht en vaardigheden aanreiken. Aanrader!
12. Focus op resultaat
Houd je doelstellingen in de gaten. Focus je op je taken en leer van hetgeen je tegenkomt tijdens de uitvoering ervan. Bespreek in je team meetings hoe jullie het doen met de uitvoering van je taken èn hoe jullie het doen als groep. Blijf je einddoel in de gaten houden. Dat maakt het nemen van de onvermijdelijke hindernissen die je op je pad gaat vinden wat makkelijker.