9 tips voor een betere samenwerking
Uit een recente studie bleek dat 39% van de medewerkers in organisaties vinden dat er binnen hun organisatie onvoldoende wordt samengewerkt. Het wordt nog sterker als we zien dat 86% van management en medewerkers ‘gebrek aan samenwerking en niet effectieve communicatie’ als oorzaak noemen van mislukte projecten op de werkvloer. Je zou verwachten dat iedere operationeel manager of HRM manager bij het zien van deze cijfers direct wil weten wat er gedaan kan worden om de samenwerking op de werkvloer te verbeteren.
Het lastige met samenwerking is dat het tijd en aandacht vraagt en niet direct zichtbare en meetbare voordelen oplevert. Het vraagt tijd, geld en energie om alle medewerkers aan boord te krijgen, zeker als de organisatie over meerdere vestigingen of zelfs meerdere landen verdeeld is. Wanneer je samenwerken wilt optimaliseren, zijn er drie zaken die je aan moet pakken. De cultuur van de organisatie, de werkplek en de ICT. In deze blog een aantal tips om deze drie zaken aan te pakken en de samenwerking binnen je organisatie naar een hoger plan te tillen.
1. Een goed leider gaat voorop!
Het allerbelangrijkste wat een leider kan doen om de samenwerking op de werkplek te verbeteren, is het goede voorbeeld geven. In plaats van iedereen plat te mailen, kunnen leidinggevenden beginnen met het gebruik van samenwerkingstools om de communicatie met hun medewerkers naar een hoger plan te tillen. Tools als bijvoorbeeld SLACK zorgen niet alleen voor een effectievere communicatie dan e-mails, maar het zal ook de medewerkers stimuleren minder te mailen en deze tools te gaan gebruiken in hun projecten.
2. Uitdragen van doel en visie
Samenwerking zorgt ervoor dat de medewerkers het grotere geheel beter gaan zien alsmede de rol die zij daar in hebben. Verzeker je ervan dat rollen, taken en verantwoordelijkheden helder en duidelijk zijn. Liefst op papier. Wanneer medewerkers die rol helder hebben en het doel helder hebben, zullen ze daar ook deel van willen uitmaken. Zij zullen zich betrokken voelen en een belangrijke bijdrage willen leveren binnen het team.
3. Communicatie is het woord
Eén van de meest belangrijke en vaak verwaarloosde aspecten van samenwerken is onderlinge communicatie. Te vaak word een samenwerkingsproject op de één of andere manier een soort van competitie onder de teamleden. Nu is competitie niet verkeerd maar als dit binnen het team gebeurt, is dat niet alleen funest voor het resultaat maar ook voor het onderlinge vertrouwen en openheid. Onderling eerlijke en constructieve feedback geven is al moeilijk genoeg. In een team waar vertrouwen en openheid ontbreekt, is dat onmogelijk geworden. Er zal een vervelende sfeer ontstaan die ècht samenwerken onmogelijk maakt.
4. Ontwikkel verbinding
Vriendschap en een teamgevoel zorgen voor bereidheid tot samenwerken en de openheid die nodig is om kritische feedback te kunnen geven en ontvangen. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers die vriendschappen hebben in het team, op de vraag of hun mening er toe doet, een 30% hogere score hebben. Leiders van organisaties kunnen helpen deze relaties binnen de teams en binnen de cultuur van de organisatie te ontwikkelen door interactie buiten de werkplek te stimuleren. Dit kan door een teamuitje zoals een etentje, een avondje bowlen of een training verbindende communicatie of teambuilding.
5. Accepteer dat conflicten onvermijdelijk zijn
Wanneer er intens wordt samengewerkt dan kan het zomaar zijn dat je jezelf ineens in een verhitte discussie bevindt met iemand waar je voorheen nog nooit mee gesproken hebt. Het is schadelijk voor het resultaat, het team en voor jou als je een dergelijke discussie persoonlijk neemt. Accepteer dat mensen koppig en eigenwijs kunnen zijn wanneer zij samenwerken. Doe je uiterste best om volwassen en professioneel met conflicten om te gaan. Houdt geen kwaaie gevoelens naar die ander. Jij en die ander zijn leden van dit team en jullie vermogen om dit conflict op te lossen, uit te spreken en verder te gaan, levert op zich al een grote bijdrage aan dit en toekomstige projecten.
6. Een inspirerende werkplek
De beste ideeën en samenwerking ontstaan dikwijls wanneer medewerkers elkaar spontaan treffen. Inspirerende werkplekken met verschillende meubels en ruimtes die uitnodigen om met elkaar in gesprek te gaan, zorgen voor een creativiteit en energie die samenwerken stimuleert. Door hiervoor zorg te dragen, creëer je als leider een omgeving waar het volgende geweldige idee bedacht kan worden.
7. Privacy moet ook kunnen
Inmiddels heeft in vele bedrijven de kantoortuin zijn intrede gedaan. Open kantoren waar men met elkaar een bureau deelt en waar geen deuren en wanden meer zijn. Hoe effectief, besparend en, met de vele thuis en flexwerkers, logisch dit ook is, soms hebben medewerkers privacy nodig. Dat kan zijn voor een lastig telefoongesprek, een ruimte om rustig te kunnen denken, of een plek om met een paar collega’s ongestoord een brainstormsessie te kunnen houden. Dit alles zonder dat je anderen stoort of zelf gestoord wordt en je creativiteit en innovatieve ideeën geen kans krijgen.
8. Méér video minder telefoon
Steeds meer medewerkers werken op afstand, en de overheid stimuleert dit. Iedereen beschikt thuis over breedband internet of een snelle 4G verbinding. Videoconferencing is daarom zondermeer mogelijk en kent vele voordelen. Met videoconference via Skype, Facetime, of Teamviewer en de mogelijkheid van screenviewing is het niet langer nodig om in hetzelfde gebouw te zijn om kennis, informatie, foto’s en video’s te delen. Dat scheelt veel tijd, geld en energie omdat heen en weer rijden niet meer nodig is. Video zorgt voor een meer natuurlijke communicatie omdat veel non-verbale signalen via de telefoon verloren gaan. Face-to-face gesprekken zorgen door betere communicatie voor hechtere relaties en de verbinding die zo hard nodig is om goed te kunnen samenwerken.
9. Samenwerken door samen te delen
In mijn werk als hotelmanager of een cruiseschip was het een regel om samen te ontbijten en te dineren. We aten hetzelfde en de chef had zijn best gedaan om er iets lekkers van te maken. Samen eten en daar samen van genieten zorg voor samenhorigheid. Dit is niks nieuws. Samen eten zorgt al van oudsher voor een sterke connectie. Het jagen, verzamelen, koken en eten van voedsel was teamwerk. Uit onderzoek blijkt ook dat mensen die als kind vaak gezamenlijk met de familie van een maaltijd genoten ook socialer gedrag vertonen en meer bereid zijn om een ander te helpen. Het zit niet vanzelfsprekend in onze natuur om in een team samen te werken. Het is meer 'nurture dan nature' en vraagt dus om aandacht. Het zal nooit vanzelf gaan en makkelijk zijn. Maar je kunt het wel makkelijker maken. Een positieve mindset, kennis van jouw vaardigheden en kwaliteiten en erop geënt zijn conflicten op te lossen, maken jou tot een waardevolle teamplayer. Succes!