7 tips voor effectief vergaderen
Er wordt wat af vergaderd. Dat kan veel effectiever, veel minder en vooral veel korter. Te vaak zitten er vergaderkamers vol met slecht voorbereide deelnemers die zichzelf allemaal hetzelfde afvragen: wat doe ik hier in hemelsnaam? Vergaderingen vragen om tijd. Veel tijd. 8 mensen die een uur vergaderen kosten immers een hele werkdag. Veel medewerkers ervaren een vergadering als verspilde tijd. Wanneer je de productiviteit van je bedrijf wenst te verhogen is mijn advies eerst eens de vergadercultuur van je ondernemen onder de loep te nemen.
1. Overweeg wie je laat deelnemen
Wanneer je een vergadering belegt, neem dan ook even de tijd om na te denken wie daar nu werkelijk bij aanwezig moeten zijn. Wanneer je een verandering hebt aangekondigd, nodig dan de mensen uit die bij de gespreksonderwerpen betrokken zijn of erdoor geraakt worden. Wanneer je een probleem hebt, nodig dan de mensen uit die kunnen bijdragen aan het bedenken en uitwerken van een oplossing. Wanneer mensen ervaren dat de besproken onderwerpen niet relevant en actueel zijn voor hen, of wanneer het hen aan kennis of vaardigheden ontbreekt om aan de oplossing bij te dragen, dan zullen ze hun aanwezigheid bij zo’n vergadering als tijdsverspilling ervaren.
2. Maak je doelstelling helder
Een vergadering moet een bepaald onderwerp hebben en bepaalde doelstellingen. Voordat je iedereen een uitnodiging verstuurd dien je voor jezelf helder te hebben wat je wilt bereiken. Wil je mensen alleen op de hoogte brengen van veranderingen in de bedrijfsvoering of de marketingstrategie? Wil je meer informatie over een bepaald probleem waar de organisatie mee worstelt? Of moet er op een bepaald vlak een knoop doorgehakt worden? De ervaring leert dat ‘vage’ vergaderingen, waarin alleen bijvoorbeeld de ‘stand van zaken’ besproken wordt, zelden als nuttig en productief gezien worden.
3. Houd je aan je tijdskader
Maak een agenda waarin alle punten genoemd worden die je in de vergadering wilt bespreken. Zet aan de zijkant het aantal minuten dat je per item nodig denkt te hebben en mail deze agenda vooraf aan alle deelnemers. Wanneer de vergadering begint kun je deze agenda op een beamer, tv-scherm of flip-over zetten zodat iedereen het kan zien. Dat helpt om de deelnemers gefocust te houden.
4. Begin op tijd, eindig op tijd
Wanneer jij de verantwoording draagt voor het organiseren van vergaderingen of werkoverleg en je hebt de reputatie om op tijd te beginnen en ook weer te eindigen, dan heeft dat effect. Je zult merken dat mensen moeite zullen doen op tijd te komen en te participeren. De deelnemers van je vergaderingen zullen waarderen dat jij begrijpt dat hun tijd kostbaar is. Daarom een goede raad: maak je vergaderingen nooit langer dan een uur. De ervaring leert dat een uur de maximale tijd is om werkelijk betrokken te blijven.
5. Houd niemand vast
Niets doet het energieniveau van een vergadering sneller ineenzakken dan iemand die langer aan het woord is dan hij of zij verdient. Wanneer je merkt dat iemand het monopolie dreigt te krijgen in een vergadering dien je hem tot de orde te roepen. Dat kan met respect en kort: ‘Peter, ik waardeer je bijdrage en tegelijk wil ik de voorgang bewaken. We hebben ook de input van anderen nodig voordat we tot een beslissing kunnen komen.’ Dit kun je gewoon plenair in de vergadering benoemen. Dat helpt ook de anderen om kort en krachtig te blijven. Je maakt het jezelf zo veel makkelijker wanneer je deze regels vanaf het begin hanteert. Het zal de vergadercultuur van je team gaan bepalen.
6. Mobiel de deur uit
Ban mobiele telefoons en tablets. Mensen die hun devices meebrengen zijn niet gefocussed op de vergadering. Ze gaan hun mail checken, nog even een tweet versturen, wat surfen op internet of gewoon wat zitten spelen met hun gadget. Dat betekent dat ze minder meekrijgen, geen input leveren, belangrijke zaken aan hun voorbijgaan en de vergadering dus enorm aan rendement inboet. Telefoons uit, en in de tas. Aandacht voor het onderwerp, respect voor elkaar.
7. Volg je vergadering op
Het is gebruikelijk dat wanneer er afspraken gemaakt worden in een vergadering die door verschillende mensen anders wordt begrepen en geïnterpreteerd. Om dat risico in te dammen is het verstandig een verslag te versturen. Highlight de punten die al bereikt zijn, binnen de 24 uur na de vergadering. Geef bij de actiepunten aan wie ervoor verantwoordelijk is, weke taken gedelegeerd zijn en wat de deadlines zijn voor deze taken. Alleen op deze manier zorg je ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen. Wanneer je deze stappen zet worden vergaderingen effectieve en efficiënte bijeenkomsten. Op jouw succes!