Bouwen van een virtueel team
Virtuele teams zijn over in opkomst. Virtuele teams kunnen een stuk productiever kunnen zijn dan individuen, maar het is niet genoeg om de teamleden alleen uit te rusten met technologie. Zorg ervoor dat u de volgende factoren eerst aandacht geeft. In de virtuele werkomgeving van vandaag zijn, vliegtuigen, hotelkamers, coffeeshops overal langs de weg direct om te zetten in een mobiel kantoor. Dit maakt ons meer verbonden, meer betrokken bij het werk en beter in staat om samen te werken en het werk onderweg te doen. Virtuele teams zijn sterk in opkomst, en in sommige gevallen kunnen virtuele teams productiever zijn dan de individuele teams. Dit blijkt uit een onderzoek van het Amerikaanse Productivity & Quality Center. Steeds meer bedrijven gaan over naar deze nieuwe vormen van teams, of gaan over naar het creëren van een ‘hybride” personeelsbestand door hun vaste team met virtuele werknemers / flexwerkers aan te vullen. Sommige boren daarbij bekende technologie aan zoals video-conferencing en het virtueel delen van documenten via VPN of Dropbox, terwijl anderen gebruik maken van meer complexe communicatiesystemen, zoals online discussiegroepen en sociale media. Terwijl de technologie een grote rol speelt in het sluiten van de gap binnen de virtuele teams, zijn deze tools alleen niet genoeg om samenwerking te bereiken. Ook teambuilding is nodig om als een team te kunnen werken.
Hoewel er voordelen aan het hebben van virtuele teams, moeten talent managers zich bewust zijn van bepaalde valkuilen bij het bouwen en beheren van virtuele teams. Hier zijn de top drie, samen met manieren om ze te vermijden.1. Maak geen gebruik van een one-size-fits-all benadering.
De strategiën om virtuele teamleden in te huren zijn enorm verschillend dan voor in-office functies. Een virtuele werkplek vergt veel meer zelfredzaamheid en zelfwerkzaamheid dan nodig is voor in-office medewerkers. Daarom is het belangrijk om met de juiste mensen samen te werken die demonstreren de noodzakelijke vaardigheden – zoals de mogelijkheid om zelfstandig te denken, zelfstandig te beslissingen nemen en doortastend op te treden als het nodig is, vaak zonder dat een leidinggevende moet worden geraadpleegd. Maar u bent niet klaar wanneer u iemand heeft ingehuurd! Zelfs als de werknemer over alle vaardigheden beschikt die nodig zijn om succesvol te zijn, zal aanvullende training nodig zijn om ervoor te zorgen dat de communicatie met andere teamleden er goed verloopt. De soort trainingen die daarbij nodig zijn zal variëren afhankelijk van het individu en het project.
2. Ga er niet vanuit dat samenwerking automatisch zal gebeuren.
Meer dan 60 procent van de respondenten van het Society for Human Resource Management (SHRM) onderzoek naar virtuele teams melde dat er geen specifieke trainingen worden aangeboden voor online samenwerking. Dit is zonder enige twijfel een grote domper op de team productiviteit. Dit soort trainingen zijn ook een uitstekende teambuilding voor mensen die moeten samenwerken en elkaar weinig ‘live’ zien! Investeer een kleine hoeveelheid tijd in training van strategieën voor een goede communicatie en samenwerking in een virtuele omgeving evenals het regelmatig checken hoe deze processen werken zal op langere termijn veel rendement opleveren. Het regelmatig stellen van meetbare doelen en resultaten, het verstrekken van tijdige feedback en het afleggen van een heldere verantwoording voor zowel virtuele als vaste teamleden, zijn essentiële bouwstenen voor een succesvolle virtueel team.
3. Denk niet dat geavanceerde tools automatisch leiden tot succes.
Veel bedrijven maken de fout te veronderstellen dat de nieuwste, meest complexe technologie automatisch zal leiden tot het hoogste niveau van samenwerking en de productiviteit zal bevorderen. Alhoewel online-technologie samenwerking net zo effectief of zelfs effectiever kan maken dan samenwerken in een traditioneel team, zijn complexe hulpmiddelen niet altijd de juiste voor de job. Neem bijvoorbeeld transactieve geheugen systemen (TMS),die een venster te bieden in de technische, culturele en tactische kennis van ieder teamlid. De bedoeling hiervan is om werknemers complexe problemen te helpen oplossen door het identificeren van die in het team aanwezige expertise voor een bepaalde kwestie, of die kunnen doorverwijzen naar de juiste bron. Terwijl ze enorm behulpzaam kunnen zijn, is het bouwen van een TMS een aanzienlijke investering van tijd en geld. Daarom is het misschien niet de beste oplossing voor de behoeften van een bedrijf. In sommige gevallen is een eenvoudige instant messaging systeem als Skype uitstekend om informatie uit te wisselen. Op dezelfde plaats, sneller, met veel minder kosten en opleiding en betere resultaten. Werken in een virtuele team is niet zonder problemen, maar kan ook belangrijke zakelijke voordelen geven wanneer dit correct wordt uitgevoerd. Met doordachte planning, effectieve communicatie en een open mind, kunnen bedrijven hun viruele teams qua samenwerking en teambuilding naar een hoger niveau brengen. Zeker bij virtuele teams is het geven van feedback belangrijk. Teamleden zijn daarbij nog meer verantwoordelijk voor zelfreflectie en hun eigen persoonlijke ontwikkeling. Daarbij moet de inzet van alle kanten komen. It takes teamwork to tango!