Eén ding tegelijk! (time-management)
Stop Multi-tasking! Eén ding tegelijk werkt veel beter!
Tussen 25 en 50 procent van de mensen voelen zich overweldigd door de hoeveelheid werk die op hen afkomt. Steeds meer mensen raken in een burnout. Het is echter niet de hoeveelheid uren die we werken, maar vooral het feit dat we, te veel uren proberen te veel ballen, tegelijkertijd, in de lucht te houden. We zijn daarbij de verbinding met onze grenzen kwijt. Het punt waarop we voorheen stopte, de finish is verdwenen. De moderne technologie heeft ze onherkenbaar gemaakt en uitgewist. Waar we ook gaan, ons werk volgt ons op onze tablets en telefoons, altijd even opdringerig en vasthoudend. Het is net als met een muggenbult. Het jeukt en je kunt het niet helpen te krabben, ook al weet je dat krabben het uiteindelijk erger maakt.
Tony Schwartz left in onderstaande video nog eens uit waar het fout gaat.
Zeg nou eens eerlijk; beantwoord u e-mails terwijl u in een conference call zit. En misschien zelfs in een telefoongesprek met één andere persoon? Brengt u uw laptop mee naar vergaderingen en ‘doet u alsof’ u aantekeningen maakt terwijl u eigenlijk met heel iets anders bezig bent? Eet u uw lunch vanachter uw bureau? Pleegt u telefoontjes vanachter het stuur, en verstuurt u zelfs wel eens rijdend een sms terwijl u weet dat u dat niet zou moeten doen? Wat er nog het meeste onder lijdt, vooropgesteld dat u niet crashed, is uw productiviteit. Het is een eenvoudige conclusie dat, wanneer u uw aandacht verdeeld, u gedeeltelijk betrokken bent in meerdere activiteiten, maar zelden of nooit volledig betrokken bij welke activiteit dan ook. Wanneer u weg ‘zapt’ van uw primaire taak, om iets anders te doen, u tegelijkertijd de tijd om uw primaire taak af te maken verlengt met 25%. Het ergst is nog dat, omdat u altijd bezig bent om ‘iets’ te doen, u uw beschikbare energie uitput in de loop van de dag, zodat u bij ieder passerend uur minder energie hebt. Ik weet dat dit uit eigen ervaring. Ik krijg twee tot drie keer zo veel voor elkaar wanneer ik mij concentreer op één taak, zonder onderbreking voor een bepaalde tijd en daarna een echte pauze neem, weg van mijn bureau. De beste manier voor een organisatie om een hogere productiviteit en meer innovatief denken te stimuleren is het stimuleren van periodes van absolute focus, maar ook korte periodes van echte ontspanning. Ben je een leidinggevende? Neem deze punten ter harte in je leiderschap:
1. Vergadering discipline.
Plan vergaderingen van 45 minuten, in plaats van een uur of langer, zodat de deelnemers zich kunnen blijven concentreren, neem daarna de tijd om na te denken over wat er is besproken, en de energie te herstellen voor de volgende verplichting. Start alle vergaderingen op een exact tijdstip, einde op een exact tijdstip, en dringen erop aan dat alle digitale apparaten worden uitgeschakeld tijdens de vergadering.
2. Stop met veeleisende of onmiddellijke wensen op elk moment van de dag.
Het dwingt je mensen in reactieve modus, breekt hun aandacht, en maakt het moeilijk voor hen om de aandacht te houden over hun prioriteiten. Laat ze hun e-mail op bepaalde tijden uitschakelen. Als het dringend is, kunt u ze bellen – maar dat zal niet zo heel vaak voorkomen….
3. Stimuleer vernieuwing.
Maak minstens één keer gedurende de dag tijd om uw mensen aan te moedigen het werk te stoppen en een pauze te nemen. Bied een eind van de middag les in yoga of meditatie, organiseert een groepswandeling of sportactiviteit, (stimuleert ook samenwerking en geeft teambuilding) of overwegen een ontspanningsruimte waar mensen kunnen ontspannen of een dutje doen. Het is ook aan uw mensen om hun eigen grenzen te bewaken.
Beschouw deze drie gedragsregels voor jezelf:
1. Doe het belangrijkste eerst in de ochtend, bij voorkeur zonder onderbreking, voor 60 tot 90 minuten, met een duidelijke begin- en eindtijd. Als het mogelijk is, werken in een eigen ruimte in deze periode, of met geluid-reducerende oortelefoon. Tot slot, wapen je tegen elke impuls om afleiding, in de wetenschap dat je een aangewezen eindpunt hebt. Hoe meer in het werk kunt opgaan, des te productiever je zult zijn. Als je klaar bent, neem op zijn minst een paar minuten te verlengen.
2. Plan regelmatige tijd om na te denken over de lange termijn, en om creatief of strategisch te kunnen denken. Als je dat niet doet, zul je steeds bezwijken voor de tirannie van het urgente. Vindt ook een andere omgeving om dit te doen – bij voorkeur één die ontspannen is en bevorderlijk is voor het open denken.
3. Neem echte en regelmatige vakanties.Echt houdt in dat je je echt kunt loskoppelen van het werk. Regelmatig wil zeggen: meerdere keren per jaar indien mogelijk. Zelfs als dat korte breaks zijn van slechts twee of drie dagen toegevoegd aan een weekend. Onderzoek suggereert sterk dat je veel gezonder bent als je al je vakantietijd gebruikt wat ten goede komt aan de algehele productiviteit.
Eén principe ligt aan de basis van al deze suggesties: Wanneer je bezig bent met je werk, ga daar dan volledig in op voor een bepaalde periode. Wanneer je ontspannen en vernieuwen, zorg dan voor echte ontspanning en vernieuwing. Maak golven. Stop te leven in de grijze zone!
Meer weten over slimmer en effectiever werken?
Neem contact met ons op voor een voorstel op maat of kijk alvast bij onze trainingen en workshopsover time-management.
Meer over stress-vrij werken? Procastination is uitstelgedrag. 5 tips om uitstelgedrag te voorkomen. Time-management is geen wondermiddel. Het is systematisch werken met dicipline. Je zult zien dat timemanagement werkt!