7 inzichten die je productiviteit een boost geven
Opzij, opzij, opzij…. Je productiviteit staat op het spel! De ongelofelijke haast die Herman van Veen bezong, heeft iedereen inmiddels wel te pakken. Plannen, organiseren en jezelf managen is dan ook geen optie meer. Het is een must geworden. De volgende 7 inzichten zullen je helpen meer voor elkaar te krijgen. Aan de slag dus!
1. De Wet van Pareto
De wet van Pareto, soms beter bekend als de 80/20 Regel, is een inzicht dat helpt om beter gebruik te maken van je tijd. Het komt erop neer dat 80% van het werk wat er werkelijk toe doet, gebeurt in slechts 20% van je tijd. Dat betekent eigenlijk dat je productiever kunt zijn door gewoon veel minder te doen van wat niet werkt, en een beetje meer van wat wel. In zijn boek ‘The Four Hour Workweek’ hakt Timothy Ferris er stevig in. Hij weet zijn week tot een miniem aantal uren te reduceren en toch productief te zijn. Inspirerend!
2. De Wet van Parkinson
Deze wet stelt dat je je werk doet in de tijd die je ervoor hebt. Dus als je 40 uur hebt worden die gevuld, maar als je er 50 of 30 hebt veranderd dat weinig aan je productiviteit. Volgens deze wet wordt de taak groter wanneer je er meer tijd voor opzij zet. Of je nu een dag, of een week over een probleem nadenkt. De oplossing wordt er echt niet 7 keer beter van. Het werkt beter om jezelf ècht één uur vrij te maken en je er dan systematisch, bijvoorbeeld met de Denkhoeden van De Bono, over te buigen. Dit inzicht helpt om je werk sneller te doen en je beter te focussen op je taken.
3. Groeperen van taken
Routinetaken zijn saai en daarom vaak oorzaak van uitstelgedrag en lage energie. Een goede manier om dit soort taken toch gedaan te krijgen, is ze groeperen. Dat betekent dat je ze op een rijtje zet en ze één voor een afwerkt. Je bent dan een stuk productiever dan wanneer je ze één voor één bij de kop zou vatten of over een langere tijd zou verdelen. Want dat er-tegenaan-gehik is echt een energie killer. Door te groeperen blijf je lekker gefocust en krijg je meer gedaan. Voorbeeldje: Bureau opruimen | facturen op data | Dagplanning maken. Check, check, check!
4. Pomodoro techniek
Je neemt een eierwekker of download een gratis app op je iphone of chrome browser. Er zijn er een hoop! De Pomodoro techniek is simpel en effectief. Je werkt 25 minuten, neemt een 5 minuten break en werkt vervolgens weer 25 minuten. Dat doe je 4 keer achter elkaar gevolgd door een 20 minuten break. Wanneer je deze cyclus een keer of 4 doet op een dag zul je versteld staan van de toename van je productiviteit!
5. Prioriteren op Pro-activiteit
Pro-actieve taken zijn bijna altijd belangrijk maar wel vaak minder dringend, reactieve taken zijn zelden belangrijk maar wel dringend. En daar zit nu net de kneep. Je laat daardoor pro-actieve taken makkelijker liggen waardoor ze vanzelf reactief worden. Dat zorgt voor extra stress, minder productiviteit en het gevoel geleefd te worden. Reactieve taken herken je doordat jij ergens achteraan hobbelt. Bij pro-actieve taken zit je zelf aan het stuur. Jij bepaalt en dat voelt wel zo prettig. Hou er rekening mee met je planning!
6. Schrijf alles op!
Door alles op te schrijven, houd je je hoofd leeg. Je brein hoeft niet allerlei zaken te onthouden en jouw denkkracht kan uitgaan naar andere, belangrijkere zaken. Die ‘gedachtenloopjes’ kosten je een hoop energie en geven een gevoel van druk, druk druk… Wanneer je het allemaal op papier, of in een digitaal systeem zet, valt het vaak erg mee. Dus opschrijven. Je zult zien dat je minder vergeet, meer overzicht hebt, minder stress, meer focus en een hogere productiviteit.
7. Begin met de moeilijkste taak eerst!
Misschien moeten die kwartaalcijfers echt de deur uit, heb je dat lastige telefoontje te doen of zie je op tegen de lange lijst e-mails waarmee je aan de slag moet. De tip is: begin met die lastige klus. Het lucht op wanneer die van je bord is. Je bent trots op jezelf en meer ontspannen voor de andere klussen. En wanneer de klus erg groot is. Hak hem in stukken en verdeel het over een aantal dagen. Niet uitstellen dus, just do it! We doen er gewoon nog één!
8. De Wet van Murphy
Wanneer er iets fout kan gaan, dan gaat het ook fout! Wacht niet tot het laatste moment met je zaken te regelen! En.. mocht het dan toch fout gaan. De mooiste uitvindingen ontstonden doordat het 'fout ging'. Het werd een kans toen men ging kijken wat er van die fout geleerd kon worden! Op jouw succes!