Checklist voorstel

Jouw doel
Wat wil jij bereiken met je voorstel? Is het een eenmalig optreden, of wil je meer dan één keer optreden? Rond je de opdrachten iedere keer helemaal af, of ga je een pakket aanbieden dat je verspreidt over enige tijd? Wil je hoofdzakelijk verdienen, of wil je de klant vooral als een referentie gebruiken. De vorm van je communicatie in je voorstel is hiervoor zeer bepalend.

Doel van je interventie
Welke interventie biedt je aan? Definieer goed wat het eindresultaat moet worden van je tussenkomst. Zorg dat de andere zijn voordelen zelf inziet, dat de samenwerking een win-win situatie is. Neem geen doel aan dat niet tot je competentie behoort. Laat de andere merken dat je enthousiast uitkijkt naar de samenwerking.

Het plan van aanpak
Maak duidelijk hoe je te werk gaat tijdens de training, workshop of samenwerking. Leg ook uit waarom je voor een bepaalde werkwijze kiest. Houd er rekening mee dat je contactpersoon niet altijd over dezelfde kennis beschikt als jij, wees dus voorzichtig met je vakjargon en de beschrijving van je aanpak. Ook hier bepaalt je communicatie het succes.

Wie doet wat?
Spreek goed af wat jij doet en wat je verwacht dat de opdrachtgever doet. Zijn er speciale dingen te voorzien, maak dan ondubbelzinnig afspraken hierover. Niets is zo een vervelende tijdverlies en bron van ergernis dan de discussie achteraf wie in gebreke is gebleven.

Consulenten
Als de eventuele training, workshop of samenwerking verder moet worden doorgegeven zorg dan dat iedere betrokken consulent goed wordt geïnformeerd. Zorg dat je communicatie ook de sfeer van je gesprekken met de opdrachtgever weergeeft. Denk eraan dat de beslissingen die genomen zijn een mix zijn van rationele en emotionele motieven. De medewerkers van de training en/of samenwerking moeten van die twee op de hoogte zijn.

De werkwijze
Beschrijf ook je manier van aanpak en vermeldt daarbij welke logistiek je verwacht: de locatie, het tijdstip, de duurtijd, enzovoort.

Opvolgende activiteiten
Een training geven of een samenwerking biedt dikwijls een mogelijkheid om nog volgende interventies voor dezelfde opdrachtgever binnen te halen. Weinige consulenten denken daar aan en spreken er te weinig over. Vermeld in je voorstel welke opvolging je voorziet en welke andere mogelijkheden nog kunnen. Biedt een projectmatige oplossing aan, in plaats van een eenmalige oplossing. Dit is in veel gevallen ook voor de opdrachtgever veel geloofwaardiger.

Naam van de opdrachtgever
Om een voorstel te formuleren zijn de punten die nu volgen zo vanzelfsprekend dat het eigenlijk overbodig om daarover te spreken. Iedereen weet die. Maar het is vaak toch zo dat deze punten in de wind worden geslagen. Daarom vermeld ik ze toch nog even extra.

Begin- en einddatum
Om een voorstel te formuleren zijn de punten die nu volgen zo vanzelfsprekend dat het eigenlijk overbodig om daarover te spreken. Iedereen weet die. Maar het is vaak toch zo dat deze punten in de wind worden geslagen. Daarom vermeld ik ze toch nog even extra.

Prijsbepaling en tijdsbesteding
Bij je voorstel moet je nadenken over je prijsstelling. Onder welke vorm breng je die het beste? Eén groot totaal bedrag of opgesplitst in de onderdelen, per persoon of per afdeling, of in aantal uren of per uur? Het is moeilijk hier een algemene lijn in te trekken. Veel hangt af van de opdrachtgever en hun ervaring op dit gebied. Ook wat de tijdsbesteding betreft. Zorg dat je een slag om de arm houdt en pin je niet te vast op “klokvaste verbindingen”. Maak een soepel en vlot voorstel waar je naar jouw gevoel de opdrachtgever zich gemakkelijk mee zal voelen. Vaak is het voorstel niet meer prettig omdat de juridische en administratieve wensen en regels van ons bedrijf het te ingewikkeld maken. 

Extra uitgaven
Vermeld steeds in je voorstel alle extra kosten die kunnen optreden. Laat geen verassingen toe, noch voor je opdrachtgever, noch voor jou. Kijk na het invullen van de interventie wat je rendement is geweest en of de verwachtingen financieel zijn ingelost.

Afspraken voor betaling
Een voorstel bevat natuurlijk ook de manier van betalen. Voor consulenten is het niet ongebruikelijk dat er betaald wordt na het ontvangen van de factuur. De factuur wordt verzonden bij het vastleggen van de data. Vergeet dit niet te vermelden tijdens het gesprek. Anders zou dit wel eens in het verkeerde keelgat kunnen schieten, als de opdrachtgever uw voorstel ontvangt.

Vertrouwensafspraken
Meestal komt dit onderdeel niet ter spraken bij onze contacten met een potentiële klant. Neemt het op in je voorstel: alle bedrijfsinformatie en persoonlijke informatie die de consulenten krijgen zijn strikt vertrouwelijk.

De speciale bezigheden
Vermeld ook in je voorstel, indien er nog extra’s moeten gebeuren, wat deze inhouden en wat ze betekenen in het kostenpakket. Ook als ze gratis zijn! Vaak wordt een intake gratis verzorgd. Vermeld dat. Als er een korting geven wordt voor grote aantallen, zorg dat dit op je voorstel nog een keertje vermeldt wordt.

De algemene voorwaarden
Natuurlijk moet de opdrachtgever je algemene voorwaarden kennen. Maar omdat dit soms afschrikt, wordt vaak verwezen naar een bron waar de algemene voorwaarden staan vermeld (bijvoorbeeld de kamer van koophandel of de beroepsvereniging). De ”kleine lettertjes” kan men dan weglaten. Uiteraard komt dit de presentatie van het voorstel ten goede. Maar zorg dat de potentiële klant dit weet en waar hij de voorwaarden kan vinden en bij u als klant komt voor een training, workshop of samenwerking!